Automação com BPM

Pare um pouco e pense (o futuro da sua empresa depende disso) : sua empresa sofre de alguns dos seguintes males?

  1. Sente que falta transparência nos processos?
    • Você sabe como os serviços de sua empresa estão sendo executados?
    • Você sabe o real impacto de não saber?
  2. Baixa produtividade?
    • Várias tarefas em sua empresa são cotidianas e tomam muito tempo de seus recursos?
    • Estes mesmos recursos poderiam realizar outras atividades de maior importância?
  3. Muito gasto com papel?
    • Sua empresa utiliza papel para tudo?
    • E como é feita a gestão de tanto documento?
  4. Problemas com o colaborador novo?
    • Sua empresa possui processos bem definidos, documentados e padronizados de modo que a curva de entrada de seus colaboradores novos seja a mais suave possível?
    • E o turnover?
  5. Está conseguindo medir?
    • Você dispõe de dados confiáveis para análise de desempenho de sua empresa?
    • E esses dados são em tempo real?
    • Qual o custo para coletá-los?

Várias empresas de todos os tipos, segmentos e portes passam por problemas como os acima. E muitas delas nem sequer dão conta do quão nocivo pode ser um problema desses. A empresa, aos poucos, vai perdendo competitividade e mercado para os concorrentes.

Se sua empresa possui algum tipo de problema como os acima, saiba que podemos te ajudar.

Quer saber como? Continue a leitura.

BPM (Business Project Management ou Gerenciamento de Processo de Negócio)

Pois bem, falamos de alguns problemas e você a este ponto da leitura pode estar se perguntando “como este povo da Eteg pensa que pode resolver meus problemas?”. Neste ponto, gostaríamos de apresentar, se já não for conhecido, o BPM.

Trata-se de uma metodologia de gestão orientada a processos que visa a eficiência operacional através da melhoria contínua dos processos e mudança na cultura organizacional.

Resumidamente, o BPM obedece ao seguinte ciclo de vida:

1. Desenho

Corresponde ao retrato do trabalho realizado no agora. Como o trabalho é feito? Quais pessoas são responsáveis por cada função? Quais metas são necessárias atingir? Essas são algumas perguntas necessárias de serem respondidas para essa etapa do desenho. Nesta etapa é realizado um esboço de como está a empresa em termos de processo.

2. Modelagem

Trata-se da etapa onde se é construído o modelo visual do processo utilizando a notação BPMN (BPM notation). A BPMN é o conjunto de componentes para a modelagem dos fluxos dos processos. É uma notação bastante intuitiva e  simples, uma vez que o objetivo é que todos os colaboradores que trabalham no processo participem. Durante a modelagem é possível verificar pontos de melhoria que são agregados ao processo e retirados os pontos de gargalo, visando eficiência.

3. Testes

Com a modelagem em mãos testa-se o processo para saber se ele rodará “redondo”, ou seja, sem interrupções. Melhorias são realizadas e problemas são corrigidos até que se tenha uma versão pronta para entrar em produção.

4. Execução

O processo foi desenhado, modelado e testado. Agora é colocar para rodar. A execução é a etapa que corresponde ao uso efetivo do processo em produção. Aqui as pessoas já foram treinadas nos processos e nas  novas ferramentas e os processos são de conhecimento de todos. Esperam-se ganhos de agilidade e produtividade.

5. Monitoramento

Esta etapa trata das medições recorrentes do processo. Através de metas e indicadores trabalha-se a evolução do processo para saber se se está alcançando os resultados almejados.

6. Otimização

Com os resultados coletados na etapa anterior é possível verificar os pontos que precisam de um pouco mais de atenção e iniciar um trabalho de melhoria de processo. Isso significa rodar novamente um ciclo de BPM. E assim continua sucessivamente.

BPMS (Business Process Management Suite)

Aqui você se pergunta como será possível fazer todo o trabalho de ciclo de vida do BPM. Na verdade, nenhum trabalho de implantação de BPM numa empresa é completo sem um bom BPMS. O BPMS é a ferramenta informatizada que possibilita fazer todo o trabalho de BPM passando por todas as etapas.

Um bom BPMS, além de realizar o trabalho já mencionado no ciclo de vida do BPM, possibilita:

  • Automatizações de atividades, ou seja, delegar ao computador a execução daquelas tarefas rotineiras que tomam tempo de seus colaboradores. Assim você poderá distribuir tarefas mais nobres ao seu time.
  • Integrações diversas. Permite integrar aos outros sistemas informatizados utilizados na empresa e coordenar as informações que trafegam entre os sistemas e departamentos.
  • Construção de dashboards/indicadores. É fundamental que o BPMS possibilite construir bons dashboards com gráficos e tabelas sistematizadas para acompanhamento da evolução dos processos.
  • Formulários dinâmicos. São formulários construídos dentro da ferramenta para servir de entrada e tráfego de dados importantes no trabalho.
  • Segurança e confiabilidade das informações geradas.
  • A ferramenta tem de ser simples e prática. Deve possibilitar à equipe trabalhar os processos (modelagem, criação de formulários, dashboards etc) sem necessidade de uma equipe de TI.

Esses foram alguns dos motivos que fizeram a Eteg escolher o BPMS da Sydle, o Sydle BPM  (https://www.sydle.com/br/bpm/).

É uma ferramenta completa, 100% online, presente em mais de 90 países e escolha de grandes empresas como Petrobrás, Banco Inter, Banco Bonsucesso, dentre outros.

E aí, gostou? Entre em contato conosco e vamos conversar mais.

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