Automação com BPM

O objetivo de toda empresa é prosperar. E para que essa meta seja alcançada, é preciso envolver outros verbos, como: administrar, controlar, documentar, automatizar, simplificar, racionalizar, melhorar, gerir.

Para unir tudo isso de forma organizada, é necessário investir em uma metodologia que permita gerenciar todas as variáveis do negócio. Se o foco for a gestão dos processos empresariais, é importante que a empresa saiba o que é BPM (Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio).

Para começo de conversa, é importante conceituar o termo “processo”. Dentro da metodologia BPM, trata-se de uma sequência de tarefas que buscam produzir um resultado desejável.

No caso das empresas, então, seria o encadeamento de etapas ou atividades para gerar um produto ou um serviço, composto por variáveis como:

  • entradas ou insumos;
  • informações e conhecimentos;
  • atores ou colaboradores;
  • suporte tecnológico;
  • normas ou regras;
  • procedimentos.

E onde entra o BPM nesse contexto? Ele é a forma metodológica que administra todas essas variáveis para garantir que os objetivos estratégicos de um negócio sejam alcançados. É por isso que muito se fala sobre a gestão de processos como uma visão sistemática e integrada de todas as áreas, funções, responsabilidades e fluxos de uma empresa.

O que é BPM e como ele atua?

Na prática, o ciclo BPM se inicia com um retrato da situação atual da empresa. Esse diagnóstico é chamado de “as is” (ou “como é hoje”) e a metodologia propõe que, além de trazer o desenho do fluxo dos processos de negócio, esse mapeamento demonstre:

  • atores envolvidos;
  • entradas e saídas do processo;
  • normas e riscos inerentes;
  • suporte tecnológico adotado em cada etapa;
  • pontos de atenção (ou gargalos, pontos fracos e ameaças).

Finalmente, ele deve apontar oportunidades de melhoria para que, na próxima fase, sejam propostas formas para racionalizar e otimizar os processos.

A partir daí, passa-se a ter elementos para começar o que mais interessa: transformar positivamente os processos e melhorar os resultados da empresa. E como isso é feito? A partir do chamado “to be” (ou como será), que é uma proposta de redesenho do processo atual, porém otimizado, com correção das falhas e fragilidades identificadas na fase anterior.

Voltando aos verbos do início deste post, se o BPM tiver de ser descrito da mesma forma, os mais adequados seriam: modelar, controlar, documentar e melhorar continuamente todos os fluxos empresariais.

Então uma forma resumida de falar sobre como atua o BPM é considerar que ele une técnicas de gestão que ajudam as empresas a se autoconhecerem, analisarem seus pontos fracos e se prepararem para fortalecer seus modelos internos, de forma que melhores estratégias sejam implementadas.

Quais ferramentas ajudam a concretizar o BPM na empresa?

Existem ferramentas completas para gestão de processos disponíveis no mercado. Independentemente das especificidades de cada uma delas, uma característica é comum: elas cuidam da gestão da cadeia de processos de ponta a ponta, ou seja: desde a entrada até a saída, controlando todas as variáveis envolvidas em todo o ciclo de vida dos processos.

Além disso, elas costumam vir com funcionalidades que agregam muito valor na gestão, como:

A TI, mais uma vez, é uma aliada na implementação de um modelo de gestão. No caso do BPM, as soluções permitem que gestores:

  • criem modelos automatizados;
  • definam parâmetros;
  • modelem fluxos;
  • simulem situações;
  • executem e monitorem processos.

Tudo o que acontece nessas plataformas é automaticamente registrado e documentado para servir de insumo para novos diagnósticos e para a continuidade de melhorias.

Quais são as vantagens do BPM para as empresas?

Mesmo que agora conheça um pouco mais sobre o BPM, toda implementação traz algumas dúvidas. Talvez você esteja se perguntando se realmente vale a pena apostar nessa metodologia para gerenciar seus processos.

Para ajudá-lo, listamos 5 vantagens que o BPM traz à gestão de projetos dentro de uma empresa.

1. Transparência nos processos

Com a utilização do BPM, a empresa desvenda os processos que levam à fabricação de um produto ou à prestação de um serviço. Eles se tornam visíveis para todos dentro da organização, e cada colaborador sabe a forma como eles são executados. E como essa transparência contribui para a eficiência?

Padronização de procedimentos

O primeiro efeito positivo é a padronização. Com ela, todos sabem o que fazer e como fazer, evitando equívocos que acontecem quando os colaboradores desconhecem os processos e suas etapas.

Avaliação de processos

O segundo aspecto que merece destaque é a possibilidade de avaliação dos processos. A partir do momento que eles se tornam transparentes, se torna mais fácil identificar problemas que aconteciam anteriormente, mas não eram percebidos, como os pontos em que o trabalho flui e onde ocorrem os gargalos.

Com essa constatação, cada área tem a possibilidade de buscar alternativas para solucionar o problema e permitir que o fluxo de tarefas seja restabelecido ou aperfeiçoado, garantindo a produtividade.

2. Aumento da produtividade

E por falar em produtividade, ela é outra vantagem que as empresas obtêm ao implantar o BPM. Durante a primeira fase de implementação — “as is” — os processos da empresa são mapeados e aquelas atividades cotidianas que demandam tempo e recursos, mas não trazem qualquer resultado são identificadas.

E qual é a solução que o BPM apresenta? Eliminá-las. Dessa forma, os mesmos recursos humanos e financeiros podem ser alocados em atividades produtivas que realmente agregam valor ao negócio.

Portanto, o BPM promove:

  • a evolução dos fluxos de trabalho, ao automatizar tarefas repetitivas, eliminar atividades redundantes;
  • a geração de relatórios, que se tornam dispensáveis a partir do momento em que a informação fica visível e disponível para todos os envolvidos em um processo ou projeto.

3. Automação de tarefas burocráticas

Toda empresa sabe que algumas tarefas, embora importantes para o bom andamento dos negócios e para a tomada de decisões, são extremamente repetitivas. Um exemplo clássico é a elaboração e emissão de relatórios.

São horas e horas dedicadas a essa finalidade e, para realizá-las, muitas organizações têm uma quantidade grande de funcionários em um determinado setor, aumentando as despesas com a folha de pagamento, devido a atividades burocráticas.

À medida que o BPM automatiza essas tarefas repetitivas, ele altera a distribuição de funções dentro de uma organização. Ao invés de destinar recursos para alimentar a máquina burocrática, a empresa pode alocar esses funcionários para setores mais produtivos da companhia.

4. Redução de custos

Como percebemos nos itens anteriores, o BPM agiliza os processos, elimina tarefas desnecessárias e automatiza atividades repetitivas. Se considerássemos apenas esses três aspectos, já poderíamos concluir que ele representa um grande lucro — visto que em uma empresa, tempo é dinheiro.

Porém, a redução de custos não se limita a esses fatores. Ao permitir uma visão completa dos processos, o BPM favorece uma tomada de decisões mais consciente de cada aspecto envolvido e, portanto, com uma possibilidade maior de efetividade.

O BPM torna todos os aspectos da organização mais transparentes, inclusive o seu fluxo de caixa. Assim, os gestores têm uma base de dados confiável que os auxilia na avaliação dos investimentos — onde o dinheiro deve ser aplicado para gerar um retorno mais expressivo.

Toda empresa precisa direcionar esforços para o gerenciamento de seus processos e saber o que é BPM, por ser um caminho maduro e bastante consolidado no mercado.

Se os argumentos acima não forem suficientes, basta considerar então que o sucesso de uma empresa depende de tomada de decisão acertada. Assim, ter controle sobre todas as informações e detalhes dos processos de negócio é, sem dúvida, a melhor forma de se obter isso.

O que achou do BPM? Acredita que ele é capaz de gerar produtividade e lucratividade para sua empresa? Deixe seu comentário e conte para nós!