Sabe-se que o CRM, ou Relationship Management (em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente), consiste numa estratégia negocial capaz de otimizar a receita e a lucratividade da empresa enquanto promove a satisfação e a fidelização da clientela.
Com efeito, o CRM, que nada mais é que um sistema de gestão, cuja finalidade não se restringe a obtenção de novos clientes, mas também – e principalmente – na manutenção daqueles já existentes. Traz inegáveis benefícios ao negócio, porquanto permite identificar os pontos mais relevantes para cada cliente, segundo seu perfil e preferências, possibilitando, assim, antever suas necessidades através da adoção de estratégias personalizadas.
Todas as informações sobre o CRM você, querido leitor, pode conferir no conteúdo anterior desenvolvido por mim e que está disponível aqui. Se você ainda não viu, não perca mais tempo e acesse já.
Não bastassem as vantagens notórias advindas da adoção do CRM, nativas da própria ferramenta, a sua desenvoltura – e, por conseguinte, os resultados obtidos – podem ser potencializados através de uma ação: a integração com outros sistemas.
Não entendam errado: o CRM, por si só, traz diversas funcionalidades e recursos que afetam não apenas a estrutura organizacional da empresa (aprimorando a comunicação de dados e informações essenciais, o trabalho entre as equipes, dentre outros), mas que também são capazes de oferecer uma experiência completa e satisfatória ao cliente.
Mas o que acontece quando uma empresa adota essa estratégia depois de um certo tempo de existência, durante o qual adotava outro sistema para gerir as vendas?! Ou ainda, quando a equipe de vendas precisa enviar certos documentos (como contratos, adendos contratuais, NDAs ou outros) sem sair da plataforma de gestão?!
De fato, certas informações não podem ser perdidas, seja para fins de compliance ou para garantir o acesso ao histórico de um determinado cliente, ao mesmo tempo que os colaboradores devem contar com máximo de ferramentas à sua disposição para atuarem da forma mais assertiva possível, afinal, o objetivo é conquistar o cliente a ponto de torná-lo advocate da marca.
A integração do CRM com outros sistemas
A integração do CRM com outros sistemas possibilita maximizar o compartilhamento de dados e a concentração das informações relevantes num só local, de modo a evitar lacunas de comunicação e o retrabalho entre as equipes, garantindo o corte de etapas operacionais e um maior controle do processo de vendas pela equipe comercial.
Mas então, como promover a integração entre o CRM e outras soluções de software? Quais são as integrações mais comuns efetivadas no mercado? Tudo isso e muito mais será abordado no tópico a seguir. Vem comigo!
Integração entre sistemas: como fazer?
A integração entre sistemas pode ser feita através de duas formas, basicamente: por meio do que chamamos de “hubs de integração” ou através de uma “API” que possibilite estabelecer uma conexão entre eles.
Mas o que é um “hub de integração”? E uma API? Eu já explico. O Hub de Integração consiste em uma ferramenta que atua a partir de um e-commerce ou ERP, possibilitando a integração destes com um ou vários marketplaces. Hub é o responsável por estabelecer a conexão entre os canais de venda e os sistemas de gestão de vendas.
Assim, o Hub de Integração, que de forma simplificada pode ser definido como uma ferramenta de automação, é capaz de promover a interligação entre sistemas distintos, fazendo com que haja a sincronização de dados.
Ao contrário do que muitos pensam, o Hub de Integração não se confunde com o ERP, pois enquanto este último atua na administração do negócio como um todo – desde a administração à aspectos financeiros e fiscais, por exemplo –, o primeiro se restringe ao aspecto comercial, haja vista ser focado nos marketplaces, possibilitando, por exemplo, o registro de produtos, a gestão de pedidos, o controle de estoque, dentre outros.
Dentre os principais benefícios da adoção de um Hub de Integração, estão a capacidade de emitir todos os dados cadastrais desejados para diversos canais de vendas de forma simples, rápida e eficaz. E também realizar a sincronização de estoque, uma vez que a referida ferramenta permite controlar todos os produtos que são vendidos, de forma que não haja quaisquer falhas neste sentido.
Lado outro, a API ou “Application Programming Interface” – em português, Interface de programação de Aplicações – como o próprio nome sugere, permite integrar sistemas com linguagens heterogêneas, com a segurança e a agilidade necessárias, atuando como uma verdadeira “ponte de conexão”.
Metaforicamente falando, a API exerce função semelhante a de um intérprete, um tradutor, que capta os dados de um sistema e os traduz para que sejam compreendidos pelo outro sistema, de modo que eles consigam estabelecer um diálogo entre si, evitando desvios e mal entendidos.
Dessa forma, quando uma empresa trabalha com diversos sistemas cujo funcionamento é simultâneo, é fundamental estabelecer esse vínculo entre eles a fim de reduzir as incompatibilidades e lacunas que eventualmente terão que ser corrigidas, o que significa o maior terror para as empresas: dispêndio injustificável de tempo e dinheiro.
Agora que está claro quais as formas pelas quais uma integração entre sistemas pode ser concluída, que tal falarmos sobre as integrações mais comuns e, frisa-se, mais efetivas, quando envolvemos o CRM?! Essa você não pode perder.
Top 5 das integrações que podem alavancar o uso e potência do CRM de Vendas
Depois de detalharmos como fazer uma integração de sistemas, passemos a análise das integrações ao CRM de Vendas que se mostram mais comuns, justamente por serem bastante eficazes.
- Sistemas de estratégias de Marketing:
A integração do CRM de Vendas com sistemas de Marketing não é uma novidade no mercado da tecnologia. E nem poderiam, haja vista que a conexão destes dois sistemas implica em significativas facilidades para o negócio.
Com efeito, o objetivo do CRM é fortalecer o relacionamento entre a marca e seus clientes, facilitando o gerenciamento de dados e informações em um só local. Contudo, é cediço que o processo de compras, muitas vezes, tem início antes do primeiro contato do cliente com a equipe de vendas.
Daí a importância da integração com ferramentas de automação de marketing: o monitoramento do comportamento do consumidor antes que ele efetue, de fato, faça contato ou venha a adquirir um produto ou serviço junto à marca.
Não obstante, enquanto o CRM agrupa as informações sobre o perfil dos clientes, a ferramenta de marketing utiliza esses dados para campanhas futuras, focadas nas preferências do público alvo.
E ainda, há a possibilidade que a empresa aplique o Marketing Digital para geração de novos leads, os quais serão gerenciados dentro do CRM.
Assim, alguns exemplos de Soluções de Marketing que geralmente são integradas ao CRM, são: RD Station, HubSpot, MailChimp, dentre outras.
2. Ferramentas de Gestão de Projetos e Workflows
Outros sistemas que corriqueiramente são integrados ao CRM são aqueles que envolvem a gestão de projetos, tarefas e fluxos de trabalho.
Com efeito, quando a empresa possui diversos departamentos, eles precisam conversar entre si, de forma integrada, para que as equipes organizem seus respectivos workflows e as demandas possam ser entregues dentro do prazo estipulado.
Através destes sistemas, as equipes podem definir, atribuir e segmentar (através de tags, por exemplo) tarefas, computar o esforço dedicado a cada uma delas, alterar o status da tarefa com apenas um clique, estabelecer prazos de entrega, alocar valores, dentre vários outros recursos.
Ademais, esse tipo de ferramenta possibilita o controle das atividades não apenas pelos gestores da empresa – que poderão analisar a alocação de cada colaborador, tempo de conclusão de uma atividade e outras métricas –, mas também pelo cliente, que poderá ter acesso a relatórios específicos sobre uma tarefa/projeto que tenha contratado, podendo verificar, por exemplo, se as horas dedicadas pela equipe correspondem aquelas que foram acordadas previamente.
Não obstante, o Project Management Institute alerta que, diante da diversidade de opções de ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado, é preciso considerar fatores como a simplicidade da plataforma, sua eficácia para o fim a que se destina, a escala de uso e o custo geral que oferecem.
A importância da integração entre o CRM e os softwares de gestão de projetos está na agilidade da comunicação entre a equipe de vendas e a equipe de projetos, que poderá planejar a demanda logo quando ela for concluída pela equipe comercial, sem mencionar o acompanhamento, por esta última, do estágio do projeto relativo àquela determinada venda para fazer um follow up de satisfação quando for concluído, por exemplo.
Alguns dos exemplos dessas plataformas de gestão de fluxos de trabalho que muito bem se adaptam ao CRM de Vendas, temos: RunRun It, Microsoft Project, Wrike, Trello, Auvo (para gestão de equipes externas), dentre outras.
3. Software/Aplicativo de Reuniões
Os aplicativos de reuniões online, especialmente no cenário da pandemia do COVID 19 – que, pode-se dizer com segurança, mudou em definitivo todo o panorama da organização empresarial – se tornaram essenciais dentro de qualquer negócio.
De fato, a integração desses sistemas com o CRM implica em grande auxílio para a equipe comercial, especialmente aquelas que precisam estar em contato com os clientes todos os dias para fazer apresentações e demonstrações de produtos, por exemplo, de modo que possam agendar reuniões e convidar participantes sem sair da plataforma de gestão de vendas.
Isso implica na otimização do tempo e maximização da performance do time de vendas, que além da facilidade de marcar reuniões com um clique de botão, poderá dispor do registro e acesso às informações relativas àquele encontro dentro do CRM. Em termos de compliance, nada mal não é mesmo?!
Os aplicativos de reuniões mais usados são o Google Meet, Microsoft Teams e Zoom Meeting.
4. Software/Aplicativos para envio de documentação online e assinatura digital
Uma das mais significativas vantagens para o time de vendas é poder potencializar sua atuação dentro do CRM, certo? Assim, quanto mais instrumentos ele tiver em seu poder, melhor será.
É cediço que, quando o assunto são vendas ou negociações, muitas vezes o envio de um contrato, termo (de adesão, de confidencialidade, etc), propostas comerciais ou outros documentos faz-se necessário, não é mesmo?!
Agora, imagina uma empresa com uma volumetria de vendas considerável ter que enviar diversos documentos, pela via física, aos compradores e ainda ter que aguardar horas, dias ou quiçá semanas para receber a via assinada. Sem mencionar a possibilidade de extravio ou perda. Um verdadeiro drama digno de novela mexicana.
Assim, de modo a atender as necessidades empresariais num universo cada vez mais digital, foram desenvolvidos – e ainda são – diversos aplicativos cuja finalidade é o envio online dos mais diversos documentos e, o mais importante: a assinatura eletrônica.
A assinatura eletrônica não precisa ser necessariamente idêntica à assinatura física. Para fins de validação, são considerados outros aspectos, como o ID da assinatura e localização do user.
Os documentos enviados nesse formato, ao contrário do que muitos pensam (o brasileiro é um povo bem desconfiado), ostentam validade jurídica para todos os efeitos.
Daí a importância da integração entre softwares/aplicativos que permitem o disparo de documentos e assinatura digital e o CRM, para otimizar o tempo da equipe e facilitar a concretização da negociação.
São exemplos desta modalidade de aplicativos, o DocuSign, Office Mobile, Adobe Fill & Sign, Certisign, dentre muitos outros.
Observação importante: A Eteg desenvolveu o aplicativo – o eZSign – que permite integrar o DocuSign ao CRM de Vendas. Se interessou?!
5. Google Calendar
O Google Calendar é uma poderosa ferramenta de organização do dia-a-dia de trabalho, porquanto dispõe de uma diversidade de recursos e funcionalidades, dentre os quais, agendamento de reuniões, criação de tarefas, possibilidade de adicionar descrições e incluir anexos aos compromissos, criar eventos privados, permitir que seus colegas de trabalho possam visualizar sua disponibilidade, dentre outros.
Por isso, a integração do CRM com o Google Calendar pode ser uma “mão na roda” para a equipe de vendas, uma vez que possibilita que as tarefas e compromissos criados dentro do CRM refletem automaticamente dentro do Calendar.
O único ponto “negativo” é que, para que tal integração seja possível, é imprescindível que a empresa utilize o gmail (e-mail do Google).
Depois de tantas opções de sistemas que podem ser integrados ao seu CRM, urge frisar que para a obtenção do resultado esperado, o mais indicado é contratar uma empresa capacitada e especializada nesse tipo de serviço, que fará uma avaliação minuciosa dos sistemas que pretendem ser conectados e executará o serviço com a agilidade e segurança necessárias.
E se precisar, pode contar com a Eteg viu?! Afinal, temos toda a expertise para executar integrações de sistemas, basta entrar em contato por aqui!
Escrito por Luiza Melo
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ERP ou Enterprise Resource Planning, em português, Planejamento dos Recursos da Empresa, constitui basicamente um software de gestão empresarial, que permite unificar informações e facilitar o fluxo de trabalho entre as áreas.
