Como otimizar seus processos de pagamento e recebimento

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Toda empresa trabalha basicamente com dois fluxos financeiros: receitas e despesas. Estes fluxos podem ser divididos em dois processos: contas a receber, responsável pelo montante que entra no caixa e contas a pagar, responsável pelo dinheiro que sai.

A falta de controle destes processos pode significar um grande perigo para o negócio.

Então, para que se tenha estes dois processos bem estruturados e sob controle deve-se seguir 7 passos.

7 passos para obter os processos dos fluxos financeiros bem estruturados:

  1. Tenha processos e fluxos estabelecidos

É vital para o departamento financeiro implementar processos para registrar, monitorar e controlar os lançamentos a pagar e a receber. Uma gestão financeira eficaz requer a implantação de processos gerenciáveis e de controles para fornecer informações precisas sobre o negócio.

  1. Controle tudo o que deve ser pago e recebido

Para se ter um controle criterioso e disciplinado é necessário implantar rotinas, para garantir que tudo o que esteja acontecendo seja registrado. Servindo de aporte para gerar informações e auxiliar o gestor a enxergar se o planejamento realizado está em acordo com os resultados que estão sendo alcançados.

  1. Faça um planejamento financeiro

Nas operações do dia a dia a atividade financeira da empresa é fundamental, e ter um planejamento – independentemente do tamanho do negócio – é prática indispensável para uma trajetória de sucesso.

  1. Realize conferências diárias

Existem algumas rotinas que precisam ser realizadas diariamente para que a empresa tenha certeza sobre o andamento do financeiro. Acompanhar a movimentação dos valores permite que a empresa saiba exatamente como estão os seus números. As conferências bancárias e a análise do fluxo de caixa devem, obrigatoriamente, ser realizadas diariamente.

  1. Construa relatórios

É fundamental que a empresa tenha total confiabilidade dos seus dados financeiros para que toda e qualquer decisão seja tomada de forma assertiva. 

Neste contexto, três demonstrativos são fundamentais: 

  • Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE): indica a receita que uma empresa ganhou durante um determinado período e mostra a sua lucratividade. 
  • Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC): detalha os fluxos de caixa de uma empresa durante determinados períodos e indica se uma empresa teve lucro ou prejuízo.
  • Balanço Patrimonial: demonstração contábil, cujo principal objetivo é apresentar a situação contábil e financeira de uma empresa, dentro de um período específico.
  1. Utilize um ERP (Enterprise Resource Planning) de Gestão Financeira

Ter um ERP de gerenciamento que possa facilitar o controle de contas a pagar e receber, fazer integração com o aplicativo empresarial do banco que a empresa trabalha, organizar as finanças, trabalhar com relatórios interativos, disponibilizar dados 24 horas por dia, oferecer aplicativos para celular e importar números bancários é garantir a otimização do trabalho e diminuir consideravelmente os custos, principalmente com retrabalhos ou perda de prazos.

  1. Automatize a gestão financeira

A empresa deve investir em inovação por meio do uso de softwares especializados em gestão (BI é um exemplo) e automatização dos processos financeiros por meio de plataformas BPMS

Neste ponto, a tecnologia é uma forte aliada na otimização, organização e eficiência de qualquer empresa. Por isso, é necessário investir na organização dos processos, por meio de sistemas integrados que vão orquestrar todo o fluxo operacional.

Além disso, a automatização dos processos financeiros, por meio dos softwares de gestão, permite que os gestores acompanhem e analisem, on-line, dados, informações e resultados do negócio, possibilitando a tomada de decisão de forma imediata. 

Conclusão! Um controle financeiro eficaz requer boas ferramentas e um conjunto de boas práticas aplicadas no dia a dia do seu negócio. 

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