Entenda como essa ferramenta ajuda na gestão de negócios.
Para descobrir o que é o BPMS e como pode ajudar a sua empresa, primeiramente você precisa entender o que é BPM (Business Process Management).
BPM são técnicas de gestão que ajudam a otimizar processos com mais eficiência e, assim, podendo identificar de maneira minuciosa possíveis falhas que não foram percebidas anteriormente.
O BPMS (Business Process Management Software) é a plataforma tecnológica onde a mágica acontece, neste software são aplicados os conceitos do BPM. Com o objetivo de automatizar, mapear, executar e monitorar os processos.
Agora você deve estar se perguntando se realmente você precisa de uma plataforma BPMS, né? Para te ajudar, entrevistamos o nosso Diretor de Financeiro, Rodrigo Coelho e nossa Analista Financeira, Fabíola Santos para nos contar como esse software transformou a nossa empresa.
O que aprendemos quando arrumamos a nossa própria casa com o BPMS?
1 – Quando você percebeu que era importante automatizar os seus processos?
Rodrigo: Quando as atividades executadas pelo time estavam tomando muito tempo e, desta forma, perdendo produtividade devido à morosidade em executar as tarefas. Com a automatização, os processos ficam muito mais rápidos, a produtividade do time aumenta, além de liberar mais tempo para atividades que agregam mais valor à empresa. Além da agilidade, outro ganho importante é a redução de falhas.
Fabíola complementa: Na minha opinião, processos automatizados trazem mais segurança e assertividade em relação às informações da operação.
2 – A partir de que momento você começou a sentir as mudanças em sua rotina quando implementou a automatização dos seus processos?
Fabíola: Ao meu ver, a mudança mais nítida está relacionada ao tempo. Com a automatização de processos, podemos minimizar o esforço na execução das tarefas mais repetitivas, aumentando a possibilidade de se dedicar a tarefas com mais valor para a empresa.
Rodrigo: Quando o time começou a investir mais tempo em atividades de valor agregado mais alto. Com o processo sendo executado de forma mais organizada, tendo mais clareza do seu andamento e com um controle maior por meio da automatização, imediatamente houve uma liberação de tempo dos times para focar em atividades mais gerenciais e não mais tão operacionais como era antes da automatização.
3 – Como o seu time recebeu a mudança?
Rodrigo: A ansiedade sempre tem, pois é uma forma nova de trabalhar o processo. No entanto, a receptividade foi de forma muito aberta e com muita vontade em fazer dar certo e melhorar cada vez mais, uma vez que a automatização é um ponto sem volta e traria muitos benefícios no seu dia a dia.
Fabíola: Com entusiasmo. As mudanças foram construídas com todo o time, após análise dos processos e identificação das possibilidades de automatização. Esse envolvimento gera engajamento e entusiasmo.
4 – A necessidade de automatizar foi uma demanda que partiu do seu time ou foi algo que você notou?
Rodrigo: Os dois. Tanto o time viu que já estava na hora de evoluirmos e de trazermos tecnologia para dentro do processo com, também, eu vi necessidade urgentes de modernizar a nossa forma de gerir nossos processos.
5 – Quais foram os desafios que foram superados?
Fabíola: Acreditar na possibilidade das mudanças: muitas tarefas são desempenhadas há anos da mesma forma, e em algumas vezes nos convencemos que aquela é a melhor e mais segura forma de executá-la. No entanto, à medida que as etapas de automatização vão avançando e os resultados aparecendo, isso muda.
Envolvimento da equipe: O envolvimento do responsável pelo processo com o time de automatização é importantíssimo. É necessário colaboração entre as partes para que as entregas aconteçam e o resultado seja satisfatório.
Rodrigo afirma: Dentre vários, o principal desafio é sair da inércia. Muitas vezes vemos que é importante fazer alto, mas o primeiro passo nunca vem. Quando eu e o time vimos a necessidade de se automatizar os nossos processos, não pensamos duas vezes em dar o pontapé inicial, arregaçar as mangas da camisa e entrar de cabeça nas automatizações.
Outro desafio importante foi fazer com que o time técnico e o time do departamento, em conjunto, construísse todo o fluxo do processo a ser automatizado. Um trabalho que precisou ser feito à várias mãos para que a parte técnica pudesse ser realizada da melhor forma possível.
A partir daí tiveram vários outros desafios técnicos que tivemos que superar que a automatização pudesse ser uma realidade na nossa rotina.
6 – Como foi esse processo da automatização?
Rodrigo: Todo o processo de automatização foi a Eteg que realizou, graças aos times técnicos e os times dos departamentos.
7 – O que aprendemos quando arrumamos a nossa própria casa?
Rodrigo:
- Aumento da produtividade do time
- Melhor qualidade nas entregas das atividades
- Time mais motivado
- Redução de custo
- Maior gerenciamento dos processos
Fabíola:
- Setores interligados, fazendo com que a operação flua
- Maior facilidade em gerenciar as tarefas e organização
- Aumento da assertividade e eficiência
Todos os pontos citados acima, são capazes de trazer bem estar para o time/empresa.
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